Раніше ми говорили про “критичну” та “поточну” потребу в технічній документації. Керівництву важливо розуміти ситуацію з технічними текстами в компанії і, виходячи з цього, прорахувати, які фінансові та людські ресурси слід виділити на цю сферу.

Компанія випускає одну програму, поступово модернізуючи її, але в компанії немає технічного письменника і, відповідно, немає якісної документації.

Є великий обсяг стартової роботи, який різко зменшиться, коли буде написана вся основна документація. Надалі її потрібно буде лише поступово оновлювати. У цьому випадку перевага віддається аутсорсингу послуг технічного письма - спочатку фірма вкладає значну суму, отримує пакет документації, а згодом витрати падають до мінімуму - оплата здійснюється лише за деякі незначні зміни.

Компанія випускає одну програму, поступово оновлюючи її, але технічний письменник звільняється з особистих причин, і немає кому оновлювати документи.

Документація готова, оновлення мінімальні, тому тримати людину на постійній посаді не вигідно - розумно віддати роботу фахівцю з технічного письма на аутсорсинг, оскільки обсяг роботи і, відповідно, оплата за неї не буде значною.

Компанія випускає одну програму, але є плани щодо швидкого розширення асортименту.

Незалежно від поточного стану документації, при випуску нового продукту з’являється багато роботи зі створення необхідних інструкцій, описів, технічних специфікацій тощо. Але після піку роботи знову настає затишшя. Виходячи із запланованого розширення, можна зробити вибір: якщо додається один-два продукти - завдання краще віддати аутсорсинговому підряднику, якщо серія значно розширюється - є сенс найняти штатного письменника.

Компанія орієнтована на кілька напрямків і постійно створює нові програми.

Документації дуже багато і вона постійно оновлюється, тому якщо передавати роботу третій фірмі, то витрати будуть значними. До речі, можуть виникнути проблеми з “розумінням” виконавчим аутсорсинговим персоналом усіх тонкощів виробленого продукту. Найкраще рішення - найняти одного або кількох постійних авторів.

Також необхідно враховувати рекламну активність компанії - чи публікуються огляди, аналітичні статті, рекламні матеріали. Якщо обсяг цих матеріалів великий - доцільно прийняти технічного письменника в штат, якщо ні - простіше віддати його в компанію, яка займається розробкою решти документації.